Vous êtes-vous déjà demandé sur quoi vous passiez le plus de temps devant votre ordinateur? Auriez-vous déjà aimé savoir combien de temps exactement vous avez passé sur tel projet ou tel site web, histoire de facturer un client? (ou simplement d’en prendre conscience)
Chrometa, un logiciel de gestion du temps de travail (en anglais : Time Tracking), vous apportera les réponses à ces questions et plus encore.
Le logiciel, qui roule sous Windows, en est déjà à sa version 2.0 et vous permet de savoir exactement combien de temps vous avez passé dans chacune des applications, chacun des courriels et sur chacune des pages web que vous avez visitées au cours de la journée ou pour n’importe quelle date donnée… du moment qu’il était installé et activé à ce moment.
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On constate à l’utilisation que tout, mais vraiment tout est catalogué, sans intervention humaine! Vous envoyez un courriel à votre patron? Vous pourrez savoir combien de temps vous avez planché dessus à la seconde près.
C’est en plein le type de logiciel dont les comptables, les avocats, les blogueurs, les web designers, les photographes (bref, tous ceux qui facturent du temps) devraient se servir. Vous pouvez travailler simultanément sur autant de projets que vous voudrez et Chrometa s’occupera d’enregistrer le temps passé dans chacun de ceux-ci!
La façon dont Chrometa fonctionne est la suivante : le logiciel calcule le temps durant lequel une fenêtre est « active » sous Windows. C’est à dire qu’elle est en avant-plan. Logique. Efficace.
Il peut y avoir quelques logiciels d’exception : dans le cas d’un photographe ou d’un web designer, par exemple, le logiciel Chrometa ne pourra détecter sur quelle photo ou image vous travaillez dans Adobe Lightroom 3, puisqu’il s’agit d’une interface globale (fenêtre unique, peu importe le document ouvert), mais vous donnera tout de même quelques informations comme le temps de travail dans la librairie, l’exportation de photos, etc.
Chrometa pourra cependant détailler le travail effectué dans Adobe Photoshop CS5, puisque chaque image est considérée comme une fenêtre indépendante! Il en va de même pour Word, Excel et autres logiciel qui ouvrent une fenêtre pour chaque document consulté. Bref, du moment qu’une fenêtre contient le nom d’un document, d’un dossier ou toute autre information permettant de la distinguer des autres, l’information sera présente dans vos activités répertoriées et calculées.
Aussi, si vous vous absentez plus de quelques minutes de votre ordinateur, Chrometa le détectera et vous demandera, à votre retour, ce que vous faisiez durant cette absence (Away Time). Vous pouvez alors choisir l’une des options ci-dessous ou entrer une description plus précise (exemple: Appel reçu de Client XYZ pour Projet 123).
Un conseil pour avoir des données encore plus précises : Lorsque vous répondez au téléphone ou que vous devez vous absenter, utilisez la combinaison de touches « Windows-M » pour minimiser toutes vos fenêtres, afin d’éviter que des minutes additionnelles ne s’accumulent pour une application donnée, surtout si votre délai à détecter une absence dépasse 5 ou 10 minutes.
Vous pourriez aussi mettre Chrometa sur « pause » si vous devez vous absenter ou si ce que vous faites ne fait pas partie des données que vous voulez conserver. Je vous suggère personnellement de toujours laisser Chrometa actif et d’effacer les données dont vous n’avez pas besoin par la suite, car vous risqueriez d’oublier de redémarrer la capture et perdriez de précieuses informations.
Vous voulez savoir sur quoi vous bossiez à une heure précise? Le bouton « TimeStamps » vous donnera la réponse. En effet, Chrometa ne fait pas qu’enregistrer le temps passé sous telle ou telle application, il enregistre l’heure de début ainsi que l’heure de fin pour chaque « activité ». Vous pouvez même savoir le temps total « travaillé » pour chaque case horaire!
Vous pouvez consulter n’importe quelle date depuis l’installation de Chrometa et vous verrez les données pour cette journée. Mieux : Vous pouvez choisir une période (plusieurs journées) et Chrometa vous donnera le total du temps passé dans chaque fenêtre ou logiciel! Je déplore cependant l’impossibilité de sélectionner des dates sans que celles-ci ne se suivent (exemple: le 26 juillet et le 28 juillet seulement, plutôt que DU 26 AU 28 juillet).
Un problème persiste à ce stade-ci : rien n’est organisé!
En effet, tout se retrouve dans le groupe « Uncategorized ». Il vous suffit simplement d’aller en bas à gauche de l’écran Chrometa, où vous trouverez la section « My Categories ». Cliquez sur « All Categories » (Toutes les catégories), s’il n’est pas déjà sélectionné (en bleu), et cliquez ensuite sur le bouton « + » pour ajouter une catégorie. Par exemple: « Client XYZ ». Vous pouvez ensuite sélectionner « Client XYZ » et ajouter des sous-catégories comme « Projet 1 », « Projet 2 », « Appels divers » afin d’y classer ultérieurement vos activités selon le projet ou le sujet.
Une fois que vous aurez classé un item (par exemple, une présentation PowerPoint) dans la catégorie « Client XYZ » ou encore la sous-catégorie « Projet 1 », chaque fois que vous ouvrirez ce projet, le temps sera calculé dans la catégorie ou sous-catégorie appropriée, et ce, peu importe la date!
Les créateurs de Chrometa suggèrent de ne pas gérer les catégories avant la fin d’une journée, où vous pourrez être plus efficace en classant toutes vos activités pertinentes en 5 à 10 minutes tout au plus.
On fait quoi avec toutes ces données?
Vous pouvez réduire une catégorie ou sous-catégorie dans le panneau principal (à droite) pour connaître le total du temps de cette catégorie ou sous-catégorie. Vous pouvez aussi sélectionner (clique sur) une catégorie ou sous-catégorie dans la section « My Categories » pour ne faire ressortir que les items de cette catégorie en particulier, pour une date donnée ou une période de temps.
Finalement, vous pouvez exporter vos données en format Microsoft Excel afin de pouvoir les réorganiser, ou les inclure dans une présentation ou un rapport.
Autres options
Il est possible de bloquer des applications (par exemple, j’avais « plug-in container : Flash »… assez inutile dans mon cas) ou d’effacer des activités. Il est possible de débloquer une application, mais sachez qu’il est impossible de remettre une activité que vous avez effacée. Il n’y a pas de fenêtre de confirmation non plus alors à utiliser uniquement si vous êtes certain à 100% de vouloir effacer cette activité. Pour ma part, plutôt que d’effacer une activité, je la laisse dans « Uncategorized ». De cette façon, je n’en tiens pas compte lorsque je calcule mon temps pour tel ou tel projet.
Vous pouvez déterminer le délai avant que Chrometa ne traite une « absence » (Away Time), déterminer si Chrometa se lance automatiquement au démarrage de Windows, etc.
Vous pouvez aussi protéger l’application Chrometa au moyen d’un mot de passe, mais ne le perdez pas! J’ai entré 3 faux mots de passe et aucune option ne m’a été offerte pour le réinitialiser ou tout recommencer à zéro. Mon conseil : Si vous tenez à utiliser un mot de passe, choisissez-en un facile (après tout, Chrometa ne devrait pas contenir de données privées, sauf si vous titrez vos courriels ou projets avec des informations personnelles), ou téléchargez KeePass pour garder vos mots de passe à portée de la main.
Vidéo d’introduction (en anglais) par l’un des créateurs de Chrometa (durée: 2 minutes)
Intro to Chrometa 2.0 from JP Ren on Vimeo.
Depuis que j’ai commencé à utiliser Chrometa, je suis vraiment surpris du temps passé à rédiger mes articles et à travailler sur mes images et photos d’articles…! (on a tendance à sous-estimer ce temps, croyez-moi!)
Chrometa est disponible en version d’essai (gratuite) pour 30 jours. La version complète se détaille 99.00$US, mais il est possible d’obtenir une clé gratuitement si vous êtes enseignant, travaillez pour un organisme de charité, etc. Consultez la liste complète au bas de la page.
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Site officiel de Chrometa : http://www.chrometa.com/
Questions et suggestions : http://getsatisfaction.com/chrometa
Greetings and many thanks to Brett Owens for allowing me to try and review Chrometa.
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